Von der ERP-Einführung zur eigenständigen Dienstleistung – Warum strukturierte Prozessdokumentation mehr als nur ein Projektbaustein ist

In zahlreichen ERP-Einführungen, die wir in den vergangenen Jahren begleitet haben, wurde eines besonders deutlich: Der wahre Erfolgsfaktor liegt nicht allein in der Auswahl oder technischen Implementierung des Systems, sondern auch in der Qualität der zugrunde liegenden Prozessdokumentation.

Viele unserer Kunden starteten mit der Erwartung, dass das neue ERP-System ihre Abläufe modernisiert und automatisiert. Doch schon zu Beginn zeigte sich ein zentrales Hindernis: Die bestehenden Prozesse waren oft nicht dokumentiert, unvollständig, veraltet oder inkonsistent beschrieben. Entscheidungen mussten auf Basis impliziten Wissens getroffen werden – Wissen, das in den Köpfen einzelner Mitarbeiter verborgen lag.

Unsere strukturierte Vorgehensweise zur Prozesserhebung und -dokumentation erwies sich in diesen Projekten als Schlüssel zur erfolgreichen Systemeinführung. Durch moderierte Workshops, gezielte Interviews und den Einsatz bewährter Dokumentationsmethoden konnten wir nicht nur Klarheit schaffen, sondern auch interne Abstimmungen beschleunigen, Schnittstellen identifizieren und Medienbrüchen vorbeugen.

Mit der Zeit wurde deutlich, dass der Wert dieser Dokumentationen weit über das ERP-Projekt hinausreicht. Sie schaffen eine belastbare Wissensbasis für Schulungen, Auditierungen, Prozessoptimierungen und nicht zuletzt für den Einsatz von Automatisierungslösungen oder KI-Anwendungen.

 Gerade in wachsenden Unternehmen oder bei hoher personeller Fluktuation bieten sie Stabilität und Transparenz. Aus diesem Grund bieten wir unsere Unterstützung zur Prozessdokumentation inzwischen auch unabhängig von ERP-Projekten an. Unser Ansatz bleibt derselbe: Wir holen das Wissen dort ab, wo es entsteht – bei den Mitarbeitenden. Wir übersetzen es in verständliche, strukturierte Formate und stellen sicher, dass es sowohl für Menschen als auch für digitale Systeme nutzbar ist.

Typische Herausforderungen, bei denen wir unterstützen:

• Fehlende Transparenz darüber, wie Prozesse aktuell wirklich ablaufen

• Schwierigkeiten beim Onboarding neuer Mitarbeitender

• Medienbrüche und ineffiziente Schnittstellen

• Abhängigkeit von Einzelpersonen

• Fehlende Basis für Automatisierung, Digitalisierung oder Zertifizierungen

Unser Ziel ist es, gemeinsam mit unseren Kunden Prozesswissen nachhaltig zu sichern und in eine Form zu bringen, die Nutzen stiftet – heute und in Zukunft.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie strukturierte Prozessdokumentation auch Ihr Unternehmen weiterbringen kann, sprechen Sie uns gern an.